Кадровый минимум
Ответственность
Ряд документов обязан быть у любого работодателя. Их наличие регламентировано различными НПА. Используются как основания для начислений, выплат, как доказательная база в судах, при взаимодействии с госорганами. В некоторых случаях они являются собственностью государства. Их отсутствие влечет административную ответственность.
Статья 13.20 КоАП: «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 1000 до 3000 рублей; на должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 5000 до 10000 рублей.»
Документы
(жирным выделен кадровый минимум)
Приказы:
- По основной деятельности (в т.ч. об утверждении ЛНА) (хранятся вечно)
- По личному составу (хранятся 50 лет (датированные до 2003 года — 75 лет) или сдаются в архив)
- По личному составу (хранятся 5 лет, затем уничтожаются по акту)
- По АХД (хранятся 5 лет, затем уничтожаются по акту)
Номенклатура дел
Книги и журналы
- Журнал регистрации входящих документов
- Журнал регистрации исходящих документов
- Журнал регистрации и учета личных дел
- Журнал регистрации и учета личных карточек
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
- Журнал регистрации приказов
- Журнал регистрации трудовых договоров
- Журнал регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам
- Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами
- Журнал регистрации листков нетрудоспособности
- Журнал регистрации заявлений работников
- Журнал регистрации уведомлений и предложений работникам
- Журнал регистрации докладных, объяснительных и служебных записок
- Журнал регистрации актов
- Журнал регистрации служебных заданий
- Журнал регистрации командировочных удостоверений
- Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
- Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы
- Журнал регистрации справок, выданных работникам
Локальные нормативные акты
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о заработной плате и премировании.
- План счетов
- Учетная политика
- Штатное расписание (Т-3)
Карточки Т-2 (хранятся 50 лет или сдаются в архив)
Согласия на обработку персональных данных
Договоры
- Трудовые
- Гражданско-правового характера (подряда, услуги)
График отпусков (Т-7) (утв. не позднее 16.12.ХХХХ г.)
Табель учета рабочего времени (Т-12, Т-13)
Подготовка к сдаче
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»
Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»
Федеральное архивное агентство «Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»
В архив надо сдавать документы организации временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения на основании экспертизы ценности документов (проводится ежегодно).
Документы (бумажные и электронные) составляют в дела.
Дела снабжаются листом-заверителем, внутренней описью, обложкой / описью электронных дел, документов.
Уничтожение документов
- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 21 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
- акт об утрате документов (приложение № 6 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)